مدیریت جلسات و یادآوری مراجعات در نرم افزار کلینیک زیبایی GR

یکی از تفاوت های مهم بین کلینیک های زیبایی با سایر کلینیک ها، مدیریت مراجعات و جلسات زیباجویان است. عدم مدیریت صحیح جلسات می تواند چالش های متعددی از قبیل موارد زیر برای کلینیک ایجاد نماید.

1. مشخص نبودن تعداد جلسات انجام شده و باقی مانده هر زیباجو
2. اشتباه در تشخیص شماره جلسه مراجعه کننده
3. فراموش شدن زمان مراجعه بعدی توسط زیباجو
4. نا هماهنگی میان پذیرش و اپراتورهای کلینیک
5. دشواری در بررسی سوابق خدمات ارائه شده
6. ثبت چندباره یا اشتباه خدمات در مراجعات مختلف زیباجو
7. دشواری در تهیه گزارش عملکرد اپراتورها و پزشکان
8. بی نظمی در پیگیری های جلسات پذیرش زیباجویان

مدیریت خدمات چند جلسه ای در نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی GR، به ساده ترین شکل پیاده سازی شده است. در این نرم افزار تلاش شده است تا این جلسات پشت سر هم که جهت ترمیم و یا تکمیل خدمات ارائه شده شده به زیباجو انجام می گیرد به ساده ترین شکل مدیریت شود. برای انجام این موضوع بخش های مختلفی در نرم افزار پیاده سازی شده است. مدیریت جلسات در خدمات دنباله دار باید به گونه ای باشد تا در زمان موعد سررسید امکان دریافت لیست مراجعه کنندگان و تماس با آنها فراهم شود. گاهی زمان ترمیم یا شارژ زیباجو، با روزهای تعطیل مصادف می گردد و برای رزرو جلسه بعدی باید به روزهای قبل یا بعد منتقل شود.

برای مدیریت روزهای تعطیل باید نرم افزار امکان تعریف بازه روزهای تلرانس برای لیست مراجعان را داشته باشد. لیست مراجعان نرم افزار باید این امکان را فراهم نماید تا مراجعه کنندگان روزهای تعطیل با روزهای قبل یا بعد از آن جایگزین شوند. بازه تلرانس روزانه بر اساس اینکه کلینیک یک روز در هفته یا دو روز در هفته تعطیل است تعیین می گردد

در کلینیک های زیبایی هر مراجعه کننده ممکن است چندین خدمت را در یک جلسه دریافت کند. ثبت شماره جلسات برای هر یک از خدمات زیباجویان بسیار مهم است. ثبت شماره جلسه باید بر اساس سوابق مراجعه واقعی زیباجو و بر اساس اطلاعات پرونده پزشکی تعیین گردد. این موضوع در کلینیک های شلوغ که دارای مراجعه کنندگان زیاد با تعداد خدمات زیاد هستند، می تواند چالش برانگیز باشد. در مواردی که یک مراجعه کننده در یک جلسه چندین خدمت را دریافت کرده باید شماره جلسه هر خدمت مجزا تعیین گردد. رزرو های کنسل شده نیز از موارد چالش زا در تعیین شماره پرونده می باشد.

مدیریت دستی اطلاعات یا با استفاده از فایل های اکسل می تواند خطای انسانی را به شدت افزایش دهند و نارضایتی مراجعه کنندگان را به همراه داشته باشد. نرم افزارهای مدیریت کلینیک GR این قابلیت را دارد که به صورت خودکار شماره جلسه زیباجویان را تعیین کرده و بر اساس اطلاعات پرونده، تاریخ مراجعه بعدی را تعیین نماید.

در نرم افزار مدیریت کلینیک GR اطلاعات هر مراجعه کننده در نرم افزار به صورت دقیق ثبت می گردد و خدمات ارائه شده به زیباجو نیز تعیین می گردد. برای مدیریت دقیق مراجعات جلسات، برای خدماتی دوره زمانی مراجعه آنها با هم یکسان نباشد، نرم افزار به صورت دقیق و خودکار این جلسات را مدیریت می نماید. فرض کنید یک مراجعه کننده در جلسه اول دو خدمت دریافت کرده است که تاریخ مراجعه بعدی یکی از خدمات ۳۰ و خدمت دیگر ۴۵ روزه است. نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی GR به صورت مشخص این خدمات را تفکیک کرده و در تاریخ مراجعه بعدی، نام زیباجو و نام خدمتی که باید دریافت کند را در لیست مراجعات نرم افزار مشخص می نماید.

در نرم افزار مدیریت کلینیک GR بر اساس خدمات ارائه شده به هر زیباجو و بازه زمانی شارژ آنها، یک لیست مراجعه جدید برای برای هر روز مشخص ایجاد می شود. لیست مراجعه کنندگان بر اساس تنظیماتی که در نرم افزار قرار دارد، می تواند شامل تلورانس زمانی چند روزه باشد. یعنی به عنوان مثال، امکان مشاهده مراجعه کنندگان دو روز بعد یا دو روز قبل در نرم افزار وجود دارد.

لیست مراجعه کنندگان امکان فیلتر شدن بر اساس برنامه کاری تنظیم شده را نیز دارا می باشد. یعنی اگر شما یک دستگاه لیزر تیتانیوم دارید، می تواند مراجعه کنندگان لیزر تیتانیوم را مشاهده کنید. منشی کلینیک، پس از تماس با مراجعه کنندگان و هماهنگی و تعیین زمان مراجعه بعدی، زمان نوبت زیباجویان را در سیستم ثبت می نماید. همزمان با ثبت زمان مراجعه، نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی GR، به صورت خودکار با پیامک زمان دقیق ثبت شده را به زیباجو ارسال می نماید.

نرم افزار مدیریت کلینیک GR، تمامی این فرآیندها و تعیین لیست و ارسال پیامک اطلاع رسانی به صورت خودکار انجام می گردد تا احتمال خطا و اشتباهات انسانی در فرایند پیگیری مراجعات زیباجویان به حداقل برسد.

افزایش شلوغی و دغدغه های زندگی مدرن باعث گردیده است تا احتمال فراموشی نوبت ها توسط زیباجویان افزایش یافته است. بهترین راه برای یادآوری نوبت های زیباجویان ارسال پیامک یادآوری است. ارسال به موقع پیامک برای کلینیک های شلوغ بسیار زمان بر و با خطاهای انسانی زیاد همراه است.

نرم افزار مدیریت کلینیک GR، به پنل پیامک متصل می باشد و ارسال پیامک های اطلاع رسانی و یادآوری را با استفاده از خطوط خدماتی انجام می دهد. خطوط خدماتی باعث می گردند تا پیامک ها حتما توسط زیباجویان دریافت شوند. پیامک های یادآوری نوبت ها توسط نرم افزارها به صورت کاملا خودکار ارسال می گردند و احتمال فراموشی نوبت توسط زیباجویان را کاهش می دهند.