نرم افزار CRM و مدیریت جلسات کلینیک زیبایی GR

ارتباط با زیباجو تنها به زمان حضور او در کلینیک محدود نمی شود. بلکه با اولین تماس آغاز و تا مشاوره و دریافت خدمات و پیگیری مراجعات بعدی تا تکمیل طول درمان و نظرسنجی از زیباجو ادامه می یابد. یک نرم افزار CRM کلینیک زیبایی باید امکان مدیریت جلسات زیباجویان، پیگیری جلسات، ثبت پیگیری ها و نظرسنجی را شامل شود. یک نرم افزار CRM باید امکان تهیه گزارش کاربردی از موارد زیر را دارا باشد.

1. مشخصات و اطلاعات تماس زیباجویان
2. سوابق مراجعه و خدمات دریافت‌شده
3. تاریخچه جلسات و درمان‌های انجام‌شده
4. اطلاعات مالی و پرداخت‌های مرتبط با خدمات
5. یادآوری‌ها و پیگیری‌های موردنیاز
6. نظرات و میزان رضایت مراجعان

در یک نرم افزار کلینیک زیبایی GR، مدیریت اطلاعات مشتریان یک فرآیند ساده و در عین حال کاربردی است. کلینیک های مختلف بر اساس نیازمندی ها و سیاست های کاری خود داده های مختلفی را ثبت و نگهداری می کنند. در نرم افزار مدیریت کلینیک GR این امکان فراهم گردیده است که فرم ثبت نام بر اساس نیاز واقعی کلینیک تنظیم گردد. این تنظیمات امکان ثبت داده های ضروری و حذف اطلاعات اضافی را فراهم کرده است. این عمل علاوه بر تامین نیازمندی کلینیک های مختلف، باعث می گردد تا سرعت ثبت اطلاعات در کلینیک افزایش یابد و زمان منشی بخصوص در ساعات شلوغ، صرف ثبت اطلاعات غیرضروری نگردد.

نرم افزار CRM کلینیک زیبایی GR دارای یک سیستم تگ برای تفکیک اطلاعات زیباجویان است. بر اساس تنظیماتی که در نرم افزار انجام می شود، می توان در اطلاعات زیباجو تگ هایی مانند نام پزشک یا درمانگر ارائه دهنده خدمات، نوع خدمت دریافت شده و نوع دستگاه یا واحد ارائه دهنده خدمت را مشخص کرد. به عنوان مثال فرض کنید شما دارای دو دستگاه لیزر تیتانیوم و کندلا هستید. می توانید با ثبت اطلاعات دستگاه به صورت تگ در اطلاعات زیباجویان، به سادگی اطلاعات مشتریان تیتانیوم و کندلا را از یکدیگر تفکیک کنید و اطلاع رسانی های مورد نیاز را با اطلاعات تفکیکی شده و با سرعت بالا انجام دهید.

افزایش دغدغه های زندگی در دنیای مدرن امروزی باعث گردیده تا بسیاری از زیباجویان نوبت های رزرو خود را فراموش کنند. فراموشی نوبت چالش های زیادی را برای کلینیک های زیبایی ایجاد می کند. در صورت عدم مراجعه زیباجو در زمان رزرو شده، علاوه بر اتلاف وقت درمانگر، باعث طولانی شدن صف انتظار برای سایر زیباجویان در کلینیک های شلوغ می گردد. زیرا زمان مفید درمانگر بر اثر عدم مراجعه زیباجو تلف می شود. یادآوری موثر زمان نوبت زیباجویان علاوه بر کاهش نرخ غیبت زیباجویان، باعث افزایش نظم در کلینیک و افزایش درآمد از طریق کاهش زمان های تلف شده درمانگران می گردد. غیبت زیباجویان علاوه بر استهلاک زمانی در کلینیک، باعث تحمیل هزینه های اضافی از قبیل هزینه حقوق پرسنل در زمان خالی یا هزینه های جالبی دیگر می گردد.

بهترین روش برای یادآوری نوبت ها (از لحاظ سرعت در ارسال و احتمال بالا در دریافت) ارسال پیامک به زیباجویان است. ارسال پیامک ها در نرم افزار مدیریت کلینیک GR به صورت خودکار انجام می گیرد. بر اساس تنظیمات نرم افزار می توان در زمان های مختلف بصورت خودکار، به زیباجویان پیامک ارسال کرد. از قبیل پیامک خوشامدگویی، پیامک رزرو، پیامک کنسلی رزرو یا پیامک یادآوری زمان ویزیت. این پیامک ها توسط سیستم و به صورت خودکار ارسال می کردند. ارسال پیامک های خودکار در نرم افزار CRM کلینیک زیبایی GR از طریق خطوط پیامک های خدماتی صورت می گیرد. پیامک خدماتی این امکان را فراهم می آورد تا پیامک با اطمینان بالایی به دست زیباجو برسد و در صورت مسدود بودن دریافت پیامک های تبلیغاتی در شماره همراه زیباجو، فرآیند یادآوری و ارسال اطلاعات مختل نگردد.

برخی از کاربردهای پیامک در CRM کلینیک زیبایی عبارت اند از:

1. یادآوری زمان نوبت رزروشده
2. اطلاع رسانی درباره زمان مراجعه بعدی
3. پیگیری رضایت پس از دریافت خدمات
4. اطلاع رسانی درباره خدمات یا برنامه های جدید کلینیک
5. ارسال پیام مناسبتی به مراجعان
6. اطلاع رسانی درباره پیشنهادهای ویژه و تخفیف ها

بیشتر خدمات کلینیک های زیبایی، خدماتی هستند که به صورت چند جلسه ای ارائه می گردند و تکمیل فرآیند درمان نیاز به چند جلسه مراجعه در بازه های زمانی مشخص دارد. در بسیاری از موارد زیباجویان به دلایل مختلف، ادامه فرآیند درمان را ترک می کنند و با عدم مراجعه به موقع یا اعلام ترک از ادامه فرآیند درمان از تکمیل درمان منصرف می شوند. داشتن یک لیست مرتب از کاربرانی که دوره درمان خود را تکمیل نکرده اند، می تواند در بهبود خدمات کلینیک راهگشا باشد. زیرا بهبود و ارتقاع منظم کلینیک از نظر کیفیت خدمات، تجربه مشتری، روند جذب و پذیرش، شیوه پاسخگویی پرسنل می تواند نقش موثری در روند توسعه کلینیک داشته باشد.

در مدیریت جلسات در نرم افزار کلینیک زیبایی، پوست و لیزر GR یک لیست از مراجعه کنندگان برای هر تاریخ مشخص توسط نرم افزار ایجاد می گردد. منشی یا واحد بازاریابی با زیباجویان تماس گرفته و زمان شارژ مجدد خدمات را برای زیباجویان رزرو نماید. علاوه بر این امکان ثبت نظر مشتری در صورت عدم تمایل برای ادامه دریافت خدمات، در همین لیست وجود دارد. نرم افزار علاوه بر لیست مراجعه کنندگان، یک گزارش از لیست ترک زیباجویان را ارائه می نماید که شامل شرح فرد پیگیری کننده از علت ترک می باشد. این لیست می تواند اطلاعات مفیدی برای تصمیمات مدیریتی کلینیک ارائه دهد.

امکان ثبت نظرسنجی از زیباجویان و ثبت اطلاعات آنها در نرم افزار CRM کلینیک زیبایی GR وجود دارد. نرم افزار به صورت خودکار در بازه زمانی منظم در شماره جلسه تعیین شده، پیامک نظرسنجی را برای زیباجویان ارسال می نماید و زیباجویان با کلیک بر روی لینک نظرسنجی، نظر خود را درباره کلینیک ثبت می نمایند. نرم افزار گزارش های مدیریتی زیادی در مدیریتی در خصوص نظرات زیباجویان ارائه می دهد. با استفاده از این نظرات تعیین نقاط ضعف و قوت کلینیک و تعیین و مواردی که باید اصلاح شود مشخص می گردد. نظرسنجی از زیباجویان این امکان را فراهم می نماید تا بازخورد تجربه کلینیک از زاویه دید زیباجو و نظرات واقعی آنها را مشخص می شود.

سیستم CRM کلینیک زیبایی GR با یکپارچه سازی اطلاعات، ثبت سوابق مراجعات، پیگیری جلسات، اطلاع رسانی و دریافت بازخورد، به کلینیک کمک می کند ارتباط خود را با زیباجویان به شکل هدفمندتری مدیریت کند.

نرم افزار کلینیک زیبایی GR نیز با امکاناتی مانند مدیریت پرونده ها، ثبت سوابق، مدیریت مراجعات و جلسات، پیامک و نظرسنجی، ابزارهایی برای منظم تر شدن این ارتباط در اختیار مجموعه های زیبایی قرار می دهد.

اگر می خواهید علاوه بر مدیریت امور روزمره کلینیک، ارتباط بلندمدت و مؤثرتری با مراجعان خود ایجاد کنید، استفاده از یک نرم افزار یکپارچه مدیریت کلینیک می تواند قدم مهمی در این مسیر باشد.