چرا کلینیک های لیزر به نرم افزار تخصصی نیاز دارند؟
مدیریت کلینیک لیزر بدون ابزار مناسب بسیار دشوار است. حجم بالای مراجعه کنندگان، تعداد زیاد خدمات، مدیریت تعداد جلسات، نوبت دهی و یادآوری به موقع و دقیق جلسات، عواملی هستند که می توانند به آشفتگی در کلینیک منجر شود. در این بخش به عواملی که می تواند به این شلوغی دامن بزند را بیان می کنیم.
- فراموشی تاریخ جلسه بعدی توسط زیباجو
نوبت ها در مراکز لیزر بصورت پشت سر هم قرار می گیرند و عدم حضور زیباجو می تواند باعث بی نظمی در کلینیک گردد و حفره هایی را در زمان کار اپراتورهای لیزر ایجاد می کند. این حفره در واقع نوعی بی نظمی هستند که باعث تلف شدن زمان کاری اپراتورها می شود. یادآوری مناسب برای نوبت های رزرو شده باعث می گردد فراموشی نوبت در بین زیباجویان کاهش یابد.
- مدیریت تداخل نوبت ها
تداخل نوبت ها باعث تلف شدن وقت زیباجویان و عصبی شدن آنها می گردد. مدیریت صحیح صف کلینیک باید از تداخل نوبت ها جلوگیری کرده و زمان دقیق هر زیباجو را مشخص کند. اگر زمان نوبت به صورت پیامک یا پیام در پیام رسان های اینترنتی به زیباجو اعلام شود، باعث ایجاد مرجعی برای یادآوری زمان ویزیت و کاهش خطای زیباجویان است.
- ثبت دقیق تاریخچه خدمات
ثبت تاریخچه خدمات، گزارش دقیقی از خدمات محبوب و خدمات ارائه شده توسط هر اپراتور را ارائه می دهد. این گزارشات از ایجاد تعارضات بعدی بین زیباجو و کلینیک، یا بین اپراتور و کلینیک که گاهی منجر به چالش های زیادی می شود، جلوگیری می نماید.
- محاسبات پیچیده مالی پورسانت
برخی از کلینیک ها به صورت پورسانتی با اپراتورها همکاری می نمایند. محاسبه سهم اپراتورها و محاسبات مالی یکی از چالش های جدی در کلینیک ها می باشد که می تواند مشکلات جدی را ایجاد نماید.
امکانات تخصصی نرم افزار لیزر GR
مدیریت هوشمند تعداد جلسات و فواصل درمان
در نرم افزار مرکز لیزر GR خدمات قابل ارائه به هر فرد، از لیست خدمات انتخاب می شوند. خدمات در اطلاعات پایه نرم افزار تعریف می شوند. طول زمان ویزیت، تعداد جلسات مراجعه و فاصله بین جلسات تعیین می گردد. یکی از مزایای این ساختار ایجاد فهرست استاندارد از خدمات است. پذیرش با انتخاب یک یا چند خدمت انجام می پذیرد، تمامی ویژگی آنها را به رزرو زیباجو انتقال می دهد. با هر رزرو تعداد جلسات مورد نیاز برای تکمیل برنامه درمان زیباجو مشخص می گردد.
سیستم لیستی از افرادی را که زمان مراجعه بعدی آنها فرا رسیده است را ارائه می دهد. منشی با تماس با آنها و تعیین دقیق زمان ویزیت، نوبت آنها را رزرو می نماید. جهت جلوگیری از فراموشی نوبت ها توسط زیباجویان یک پیامک یادآوری زمان ویزیت به آنها ارسال می گردد.
نوبت دهی آنلاین نرم افزار مدیریت کلینیک لیزر GR
نرم افزار کلینیک لیزر GR علاوه بر پنل مدیریت، برای استفاده پرسنل کلینیک، دارای نرم افزاری جهت ثبت نام و رزرو نوبت توسط زیباجویان است. نوبت دهی آنلاین در این نرم افزار بر اساس برنامه کاری تعریف شده در پنل مرکز لیزر انجام می گیرد و نوبت رزرو شده بلافاصله در پنل منشی نمایش داده می شود تا از تداخل نوبت ها جلوگیری گردد.
پرونده پزشکی و سوابق خدمات مشتری
اطلاعات مشتری شامل موارد مختلفی می باشد. مدیر کلینیک بر اساس نیاز خود و هر اطلاعاتی که در آینده به آن نیاز خواهد داشت، می تواند فرم پذیرش را ویرایش نماید. با دریافت خدمات توسط هر زیباجو اطلاعات خدمات دریافت شده در پرونده پزشکی زیباجو ثبت می گردد. علاوه بر جلسات و خدمات، پرونده پزشکی نرم افزار کلینیک لیزر GR امکان ثبت داده های مختلف از قبیل متن، صدای ذخیره شده، تصاویر قبل و بعد از کار و یادداشت های ثبت شده با قلم نوری یا قلم تبلت و گوشی فراهم کرده است.
این یادداشت ها با دست خط خود پزشک یا اپراتور در سیستم ثبت می گردد. علاوه بر این موارد می توان انواع فرم های شرح حال را ایجاد و پس از تکمیل در پرونده پزشکی زیباجو ذخیره کرد.
پکیج های ترکیبی خدمات لیزر
بسیاری از خدمات لیزر به صورت یک خدمت ارائه نمی گردد و مشتری معمولا یک پکیج شامل چند خدمت را انتخاب می کند. این پکیج ها معمولا دارای نام و قیمت مشخص هستند که معمولا از قیمت مجموع خدمات کمتر است. در نرم افزار کلینیک لیزر GR می توان خدمات را در قالب پکیج های دسته بندی کرده و برای هر خدمت در پکیج به صورت مجزا تعیین قیمت کرد. پکیج های خدمات علاوه بر اعمال تخفیف برای زیباجو باعث افزایش سرعت رزروها و ساختارمند شدن خدمات کلینیک می گردند.
محاسبات کارکرد و پورسانت اپراتور
در نرم افزار کلینیک لیزر GR امکان محاسبه خودکار پورسانت های اپراتورهای لیزر وجود دارد. برخی از مراکز لیزر به صورت پورسانتی با اپراتورهای لیزر همکاری می کنند. در این موارد محاسبه حق پورسانت بسیار پیچیده و زمان بر است. در نرم افزار کلینیک لیزر GR یک ابزار کاربردی و مفید برای محاسبه و ثبت پورسانت ها وجود دارد که تنها با چند کلیک می توان پورسانت ها را محاسبه و در نرم افزار ثبت کرد. این ابزار بر اساس رزروها و خدمات انجام شده توسط اپراتورها پورسانت ها را محاسبه و سیستم حسابداری ثبت می نماید.
حسابداری کلینیک لیزر و مدیریت هزینه ها
در سیستم کلینیک لیزر GR یک سیستم حسابداری جامع وجود دارد که می توان در آن هزینه ها از قبیل حقوق، اجاره، پورسانت و سایر هزینه های کینیک را ثبت و مدیریت کرد. در این سیستم تمامی صندوق های اشخاص و حساب های بانکی تعریف و واریزی ها و برداشت ها با دقت ثبت می گردد. مانده حساب اشخاص و دریافت پرداخت به آن قابل ثبت و پیگیری است.
یکی از مهم ترین مراحل پس از پایان جلسه لیزر، تعیین زمان مراجعه بعدی است. این کار باعث می شود مراجعه کننده ای که دوره چند جلسه ای دارد، در فرآیند پیگیری مرکز قرار داشته باشد و جلسات او فراموش نشود. نرم افزار مدیریت مرکز لیزر GR علاوه بر ارسال پیامک یادآوری در روز قبل از مراجعه لیستی افرادی باید در تاریخ انتخاب شده پیگیری و پذیرش شوند را ارئه می دهد.
تعیین جلسه مراجعه بعدی زیباجویان لیزر
اطلاع رسانی به مشتری پیش از زمان مراجعه است و از فراموش شدن نوبت جلوگیری می شود. نرم افزار مدیریت مرکز لیزر GR با فراهم کردن امکان تعریف واحدها، تعریف خدمات، ایجاد پکیج های خدماتی، ثبت نوبت، مدیریت جلسات، ثبت چند خدمت در یک مراجعه و نگهداری سوابق مشتری، می تواند این فرآیند را، هر خدمت قابل پیگیری است، جلسات مشتری شماره گذاری می شوند و پذیرش می تواند از طریق لیست مراجعات، مشتریانی را که برای ادامه جلسات یا شارژ باید ساده برای نوبت دهی فراتر می رود و به عنوان یک ابزار مدیریتی برای به صورت یکپارچه مدیریت کند.
در این ساختار، هر مشتری یک سابقه مشخص دارد، هر خدمت قابل پیگیری است، جلسات مشتری شماره گذاری می شوند و پذیرش می تواند از طریق لیست مراجعات، مشتریانی را که برای ادامه جلسات یا شارژ باید به مرکز مراجعه کنند شناسایی کند.