راهنمای سریع نوبت دهی نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR

اگر شما به تازگی نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR را تهیه کرده اید و یا به تازگی از آن استفاده می کنید، این آموزش برای شما بسیار مفید و کاربردی خواهد بود. در این آموزش مطالب و موضوعات زیر را مورد بررسی قرار می دهیم

نرم افزار مدیریت مطب GR جهت مدیریت دقیق کلینیک ها و مطب ها طراحی شده است و می توان از آن برای مدیریت انواع مطب ها و کلینیک ها قابل استفاده است. در این مقاله با تنظیمات اولیه نرم افزار آشنا خواهید شد. قبل از شروع کار باید مشخص کنید که مطب یا کلینیک شما نیازمند نوبت دهی شناور است یا نه. برای این کار باید به این دو سوال دقیق پاسخ داده شود.

1. یک آیا در مطب یا کلینیک شما یک پزشک یا یک درمانگر خدمات مختلفی با طول زمان مختلف ارائه می دهد?
2. دو آیا در مطب یا کلینیک شما تنوع زیادی از خدمات با زمان اجرای مختلف وجود دارد?

پاسخ دقیق به این سوالات، تنظیمات نوبت دهی نرم افزار رو مشخص می کند و باید به آنها پاسخ دقیق داده شود. به عنوان مثال : مراکز لیزر، مطب ها و کلینیک های زیبایی، مراکز مشاوره و کلینیک های روانشناسی برای سوال بالا پاسخ مثبت دارند. ولی اگر متخصص مغز و اعصاب هستید و در مطب خود بیمار خود بیماران را ویزیت می کنید و در صورت نیاز یک عمل تشخیصی مانند اسکن خاص را انجام می دهید مشمول پاسخ مثبت نیستید.

اگر جواب شما مثبت است باید این تنظیم را انجام دهید و بعد از تنظیمات اولیه، روش نوبت دهی با زمان شناور را دنبال کنید در غیر این صورت نیازی به انجام این تنظیم نیست. تنظیمات اوله را انجام دهید و از روش نوبت دهی با زمان ثابت استفاده کنید.

تنظیمات زمان شناور :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «تنظیمات» شوید.
2. در بخش «تنظیمات نرم افزار» گزینه «امکان ارائه همه خدمات در یک برنامه کاری فعال است» را انتخاب کنید.
3. با زدن دگمه «ثبت تغییرات» تنظیمات جدید خود را ثبت کنید..

اکنون تنظیمات زمان شناور برای شما فعال است

تنظیمات اطلاعات پایه :

ابتدا اطلاعات پایه نرم افزار را با هم تنظیم می کنیم و سپس موضوع برنامه ریزی و نوبت دهی را در مقالات بعدی مفصل صحبت خواهیم کرد.

برای انجام تنظیمات اولیه نرم افزار شما 2 مسیر دارید که هر دو یک نتیجه را در پی دارند و باید برای تنظیم نرم افزار انجام شوند.

تنظیمات زمان کاری

زمان کاری زمانی است که مطب یا کینیک شما باز و بسته می شود. یعنی شروع فعالیت درمانی و پایان فعالیت درمانی در این بخش مشخص می شود ا.گر چند شیفت کاری دارید می توانید، در این بخش وارد کنید توجه کنید که ما در این بخش روزها را مشخص نمی کنیم. فقط شیفت ها تعریف می شوند و برنامه ای برای روزهای تعطیل یا کاری در اینجا نداریم.

افزودن برنامه کاری :

1. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «زمان کاری ها» را انتخاب کنید.
2. با زدن دگمه «افزودن جدید» و گزینه های فرم را تکمیل کنید.
3. «افزودن زمان کاری» را کلیک کنید تا شیفت اضافه شود.

ویرایش زمان کاری :

1. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «زمان کاری» را انتخاب کنید.
2. از لیست برنامه های کاری پزشکان/درمانگران/فیزیوتراپ ها روی گزینه قلم روبروی عنوان کلیک کنید.
3. گزینه های مورد نظر خود را ویرایش و ثبت کنید.

توجه : با برداشتن تیک «برنامه کاری فعال است» می توانید زمان کاری را غیرفعال کنید.

تنظیمات واحدها

مطب ها و کلینیک ها گاهی دارای چندین واحد یا اتاق هستند که بصوررت همزمان فعال هستند و باید بصورت مستقل نوبت دهی شوند. برای مدیریت این واحد ها در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR از این بخش استفاده می شود. واحد ها می تواند شامل موارد زیر باشند

• اگر دو اتاق ویزیت برای دو پزشک دارید می توانید در این بخش اتاق های ویزیت خود را مشخص کنید.
• اگر ندانپزشک هستید و چند یونیت دندانپزشکی دارید در این بخش وارد کنید.
• اگر فیزیوتراپ هستید می توانید باکس های خود را در اینجا وارد کنید.
• اگر مرکز لیزر هستید دستگاه های خود را در این قسمت وارد کنید.
• ...

افزودن واحد :

1. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «واحدها» را انتخاب کنید.
2. با زدن دگمه «افزودن جدید» و تعیین عنوان و مطب فرم را تکمیل کنید.
3. «افزودن واحد» را کلیک کنید تا واحد اضافه شود.

ویرایش واحد :

1. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «واحدها» را انتخاب کنید.
2. از لیست واحدها روی گزینه قلم روبروی عنوان کلیک کنید.
3. گزینه های مورد نظر خود را ویرایش و ثبت کنید.

توجه : با برداشتن تیک «واحد فعال است» می توانید واحد را غیرفعال کنید.

تنظیمات خدمات

در مطب ها و کلینیک ها خدمات مختلفی ارائه می شود و باید خدمات ارائه شده به هر بیمار مشخص شوند. خدمات در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR دارای 2 گزینه کلیدی است، یکی زمان ویزیت بر اساس دقیقه که در زمانبندی نوبت ها تاثیر دارد و دیگری قیمت خدمات که در مدیریت مالی بسیار مهم است. برای خدمات در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR از این بخش استفاده می شود.

در جزئیات هر خدمت می توانید زیر خدمت های وابسته به آن را تعریف کنید. به عنوان مثال اگر شما خدمتی مثل تزریق بوتاکس انجام می دهید می توانید زیر خدمات آن مانند تزریق بوتاکس پیشانی تزریق بوتاکس گردن و ... را در زیر خدمات تعریف کنید فقط به این نکته توجه داشته باشید که زیر خدمات باید طول زمان ارائه یکسانی با خدمت اصلی داشته باشند.

افزودن خدمت :

1. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «خدمات» را انتخاب کنید.
2. با زدن دگمه «افزودن جدید» وارد بخش فرم خدمات شوید.
3. عنوان، مطب، زمان ویزیت بر حسب دقیقه، قیمت ویزیت بر حسب ریال و قیمت رزرو بر حسب ریال را تکمیل کنید.
4. «افزودن خدمت» را کلیک کنید تا واحد اضافه شود.
5. با ثبت خدمات یک بخش جدید با عنوان زیر خدمت به پایین فرم اضافه می شود. اگر خدمت شما دارای زیر خدماتی است می توانید با زدن دگمه به اضافه آن را اضافه کنید. توجه کنید زیر خدمات می توانند دارای تعرفه مجرا باشند ولی امکان تعیین زمان مجزا برای ریز خدمات وجود ندارد.

ویرایش خدمت :

1. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «خدمات» را انتخاب کنید.
2. از لیست خدمات روی گزینه قلم روبروی عنوان کلیک کنید.
3. گزینه های مورد نظر خود را ویرایش و ثبت کنید.

توجه : با برداشتن تیک «خدمت فعال است» می توانید خدمت را غیرفعال کنید.

تعریف همکاران و درمانگران

در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR می توانید همکاران خود را تعریف کرده و با توجه به سمت هر کدام سطح دسترسی های مشخصی تعریف می شود. پرسنل شما در چهار سمت زیر تعریف می شوند.

1. مدیر سیستم : این کاربر به تمامی بخش های نرم افزار دسترسی دارد.
2. منشی : این کاربر به بخش های برنامه کاری پزشکان، پنل نوبت دهی، ثبت نام بیماران، ارسال محتوای آموزشی برای بیمار، پذیرش، صدور فاکتور برای بیمار و ... دسترسی دارد.
3. پزشک/درمانگر/فیزیوتراپ : این کاربر کاربری است خدمات تعریف شده در بخش خدمات را اجرا می کند و بسته به تخصص شما، ممکن است نام متفاوتی در نرم افزار داشته باشد. منظور از این نقش، کسی است که این خدمت را انجام می دهد نه کسی که مدرک یا گواهی تخصص آن را دارد. این افراد به پنل پزشک/درمانگر/فیزیوتراپ، تعریف سوال و فرم شرح حال، پرونده پزشکی و ... دسترسی دارد.
4. حسابدار : این کاربر به اطلاعات مالی دسترسی داشته و هیچ دسترسی ای به پرونده پزشکی و فرآیند برنامه ریزی و نوبت دهی ندارد.

تعریف همکار یا پزشک/درمانگر/فیزیوتراپ :

1. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «همکاران» را انتخاب کنید.
2. با زدن دگمه «افزودن جدید» وارد بخش فرم افزودن همکار شوید.
3. یک نام کاربری (یکتا و ترجیحا انگلیسی) انتخاب کرده و نام و نام خانوادگی همکار یا پزشک/درمانگر/فیزیوتراپ را وارد کنید. رمز عبور و سمت کاربر را تعیین کنید (تکمیل باقی فیلدها ضروری نیست).
4. «افزودن همکار» را کلیک کنید تا پرسنل یا پزشک/درمانگر/فیزیوتراپ جدید تعریف شود.
5. بعد از افزودن کارمند فیلد های جدیدی بر اساس سمت همکار اضافه می شود که نیاز به تغییر خاصی ندارد.

تعریف برنامه کاری پزشکان/درمانگران/فیزیوتراپ ها

در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR شما باید برای هر پزشک/درمانگر/فیزیوتراپ که در روز و شیفت مشخصی کار می کند برنامه کاری تعریف کنید تا امکان برنامه ریزی و نوبت دهی فراهم گردد. توجه نمایید در برنامه کاری پزشکان/درمانگران/فیزیوتراپ ها، شما فقط برای روزهایی که پزشک/درمانگر/فیزیوتراپ فعال است برنامه ریزی می کنید. برای روز های تعطیل شما نیازی به تعریف برنامه کاری ندارید.

تعریف برنامه کاری پزشکان/درمانگران/فیزیوتراپ ها :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «برنامه کاری پزشکان/درمانگران/فیزیوتراپ ها» شوید.
2. با زدن دگمه «افزودن جدید» وارد بخش فرم برنامه کاری پزشک/درمانگر/فیزیوتراپ شوید.
3. زمان کاری، مطب، واحد، خدمت پزشک/درمانگر/فیزیوتراپ را که در بخش های قبلی تعریف کرده اید به ترتیب انتخاب کنید، اکنون برای برنامه کاری خود یک تاریخ انتخاب کنید. ساعت شروع و پایان بر اساس زمان کاری ای که انتخاب کرده اید پر می شوند، اگر در برنامه این روز کاری زمان شروع و پایان شما تغییری دارد، در این بخش می توانید آن را مشخص کنید.
4. با انتخاب گزینه نمایش در اپ نوبت دهی شما می توانید امکان رزرو نوبت توسط خود مشتری در اپلیکشین مشتریان را فعال یا غیر فعال کنید.
5. «افزودن برنامه کاری» را کلیک کنید تا برنامه کاری تعریف شود.

توجه : اگر برنامه کاری پزشک/درمانگر/فیزیوتراپ را که تعریف کرده اید در لیست نمی بینید، تاریخ را برای روز مورد نظر تنظیم کنید تا برنامه کاری مشاهده شود.

توجه : فقط مدیر سیستم و پزشکان/درمانگر/فیزیوتراپ که در بخش «همکاران» تعریف شده اند در لیست مدیران دیده می شوند.

ویرایش برنامه کاری پزشکان/درمانگران/فیزیوتراپ ها :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «برنامه کاری پزشکان/درمانگران/فیزیوتراپ ها» شوید.
2. از لیست برنامه کاری پزشکان/درمانگران/فیزیوتراپ ها روی گزینه قلم روبروی عنوان کلیک کنید.
3. گزینه های پزشک/درمانگر/فیزیوتراپ، واحد و نمایش در اپلیکیشن نوبت دهی قابل ویرایش هستند می توانید آنها را ویرایش و ثبت کنید.

پنل نوبت دهی

در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR شما دارای یک پنل نوبت دهی حرفه ای می باشید. در این پنل برنامه کاری پزشکان/درمانگر/فیزیوتراپ که تعریف کرده اید بصورت ستونی نمایش داده می شود و زمان های تقسیم شده برای ویزیت یا خدمت مورد نظر بصورت باکس نمایش داده می شود. طول زمان این باکس ها بر اساس زمان ویزیت که در خدمات تعریف کرده اید تقسیم شده است. در هر باکس (دارای زمان شروع و پایان هستند) کلید های عملیاتی مختلفی وجود دارد که بر اساس وضعیت آن فعال یا غیر فعال هستند.

ثبت نام بیمار جدید :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «پنل نوبت دهی» شوید.
2. گزینه «افزودن مشتری» را کلیک کنید.
3. اطاعات خواسته شده در فرم ثبت نام را تکمیل کنید.
4. روی گزینه «افزودن» کلیک کنید.

توجه : اگر می خواهید اطلاعات بیشتری از بیمار را موقع ثبت نام دریافت کنید، می توانید با استفاده از راهنمای ویرایش گزینه های ثبت نام فوری بیماران در نرم افزار مدیریت مطب GR اقدام نمایید.

رزرو بیمار :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «پنل نوبت دهی» شوید.
2. تاریخ را برای روزی می خواهید رزرو در آن انجام دهید تنظیم کنید و اگر برای امروز است تغییری در آن ایجاد نکنید.
3. زمانی را که می خواهید در آن رزرو بیمار انجام دهید را مشخص کرده و بر روی گزینه «رزرو» کلیک کنید.
4. در پنجره باز شده می توانید بیمار را بر اساس نام، نام خانوادگی یا شماره همراه جستجو و انتخاب کنید.
5. گزینه «رزرو» را کلیک کنید تا زمان انتخاب شده برای مشتری رزرو گردد.

پذیرش و صدور فاکتور

در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR یکی از گزینه هایی بعد از رزرو در هر باکس نوبت دهی فعال می شود، گزینه پذیرش است. این گزینه جهت تعیین کد ملی و نوع بیمه پایه و تکمیل درمان می باشد.

مراحل پذیرش و صدور فاکتور :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «پنل نوبت دهی» شوید.
2. بر روی گزینه «پذیرش» باکسی که در آن نوبت دهی شده است کلیک کنید.
3. کد ملی، بیمه پایه و بیمه تکمیل درمان بیمار را تعیین کنید .
4. دگمه «ثبت» را کلیک کنید و فاکتور بیمار را مشاهده کنید.
5. در فاکتور شما می توانید نوع زیر خدمت را که در بخش خدمات وارد کرده اید تعیین کنید و درصد بیمه پایه را تغییر دهید.
6. با «ثبت و پرداخت» می توانید نحوه پرداخت (نقد یا واریز به حساب)، نسیه و میزان نخفیف را ثبت و فاکتور را ثبت کنید.

توجه : اگر بیمه پایه یا تکمیلی شما در لیست وجود ندارد، می توانید با استفاده از افزودن بیمه های پایه و تکمیل درمان در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR اقدام به افزودن بیمه پایه یا تکمیلی نمایید.