راهنمای سریع نوبت دهی نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR

اگر شما به تازگی نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR را تهیه کرده اید و یا به تازگی از آن استفاده می کنید، این آموزش برای شما بسیار مفید و کاربردی خواهد بود. در این آموزش مطالب و موضوعات زیر را مورد بررسی قرار می دهیم

• تنظیمات زمان کاری
• تنظیمات واحدها
• تنظیمات خدمات
• تعریف کارمندان و پزشکان
• برنامه کاری پزشکان
• پنل نوبت دهی
• پذیرش و صدور فاکتور

تنظیمات زمان کاری

مطب ها و کلینیک ها دارای برنامه کاری متنوعی هستند و معمولا از یک شیفت الی چهار شیفت کاری دارا هستند. شما می توانید تمامی شیفت های کاری خود را در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR مدیریت نمایید.

افزودن زمان کاری :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «اطلاعات پایه» شوید.
2. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «زمان کاری» را انتخاب کنید.
3. با زدن دگمه «افزودن جدید» و تعیین عنوان و زمان شروع و پایان فرم را تکمیل کنید.
4. «افزودن زمان کاری» را کلیک کنید تا شیفت اضافه شود.

ویرایش زمان کاری :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «اطلاعات پایه» شوید.
2. از «بخش اطلاعات» پایه گزینه «زمان کاری» را انتخاب کنید.
3. از لیست زمان های کاری روی گزینه قلم روبروی عنوان کلیک کنید.
4. گزینه های مورد نظر خود را ویرایش و ثبت کنید.

توجه : با برداشتن تیک «زمان کاری فعال است» می توانید شیفت را غیرفعال کنید.

تنظیمات واحدها

مطب ها و کلینیک ها گاهی دارای چندین واحد یا اتاق هستند که بصوررت همزمان فعال هستند و باید بصورت مستقل نوبت دهی شوند. به عنوان در یک کلینیک دندانپزشکی ممکن است دو دندانپزشک فعال باشند و یا در یک کلینیک فیزیوتراپی چند بخش وجود دارد که کار درمان در آنها انجام می شود که عناوین مختلفی از قبیل واحد، یونیت یا باکس نامگذاری می شوند. برای مدیریت این واحد ها در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR از این بخش استفاده می شود.

افزودن واحد :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «اطلاعات پایه» شوید.
2. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «واحدها» را انتخاب کنید.
3. با زدن دگمه «افزودن جدید» و تعیین عنوان و مطب فرم را تکمیل کنید.
4. «افزودن واحد» را کلیک کنید تا واحد اضافه شود.

ویرایش واحد :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «اطلاعات پایه» شوید.
2. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «واحدها» را انتخاب کنید.
3. از لیست واحدها روی گزینه قلم روبروی عنوان کلیک کنید.
4. گزینه های مورد نظر خود را ویرایش و ثبت کنید.

توجه : با برداشتن تیک «واحد فعال است» می توانید واحد را غیرفعال کنید.

تنظیمات خدمات

در مطب ها و کلینیک ها خدمات مختلفی ارائه می شود و باید خدمات ارائه شده به هر بیمار مشخص شوند. خدمات در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR دارای 2 گزینه کلیدی است، یکی زمان ویزیت بر اساس دقیقه که در زمانبندی نوبت ها تاثیر دارد و دیگری قیمت خدمات که در مدیریت مالی بسیار مهم است. برای خدمات در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR از این بخش استفاده می شود.

افزودن خدمت :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «اطلاعات پایه» شوید.
2. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «خدمات» را انتخاب کنید.
3. با زدن دگمه «افزودن جدید» وارد بخش فرم خدمات شوید.
4. عنوان، مطب، زمان ویزیت بر حسب دقیقه، قیمت ویزیت بر حسب ریال و قیمت رزرو بر حسب ریال را تکمیل کنید.
5. «افزودن خدمت» را کلیک کنید تا واحد اضافه شود.
6. با ثبت خدمات یک بخش جدید با عنوان زیر خدمت به پایین فرم اضافه می شود. اگر خدمت شما دارای زیر خدماتی است می توانید با زدن دگمه به اضافه آن را اضافه کنید. توجه کنید زیر خدمات می توانند دارای تعرفه مجرا باشند ولی امکان تعیین زمان مجزا برای ریز خدمات وجود ندارد.

ویرایش خدمت :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «اطلاعات پایه» شوید.
2. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «خدمات» را انتخاب کنید.
3. از لیست خدمات روی گزینه قلم روبروی عنوان کلیک کنید.
4. گزینه های مورد نظر خود را ویرایش و ثبت کنید.

توجه : با برداشتن تیک «خدمت فعال است» می توانید خدمت را غیرفعال کنید.

تعریف کارمندان و پزشکان

در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR می توانید پرسنل خود را تعریف کرده و با توجه به سمت هر کدام سطح دسترسی های مشخصی تعریف می شود. پرسنل شما در چهار سمت زیر تعریف می شوند.

1. مدیر سیستم : این کاربر به تمامی بخش های نرم افزار دسترسی دارد.
2. منشی : این کاربر به بخش های برنامه کاری پزشکان، پنل نوبت دهی، ثبت نام بیماران، ارسال محتوای آموزشی برای بیمار، پذیرش، صدور فاکتور برای بیمار و ... دسترسی دارد.
3. پزشک : این کاربر به پنل پزشک، تعریف سوال و فرم شرح حال، پرونده پزشکی و ... دسترسی دارد.
4. حسابدار : این کاربر به اطلاعات مالی دسترسی داشته و هیچ دسترسی ای به پرونده پزشکی و فرآیند برنامه ریزی و نوبت دهی ندارد.

تعریف کارمند یا پزشک :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «اطلاعات پایه» شوید.
2. از بخش «اطلاعات پایه» گزینه «کارمندان» را انتخاب کنید.
3. با زدن دگمه «افزودن جدید» وارد بخش فرم افزودن کارمند شوید.
4. یک نام کاربری (یکتا و ترجیحا انگلیسی) انتخاب کرده و نام و نام خانوادگی کارمند یا پزشک را وارد کنید. رمز عبور و سمت کاربر را تعیین کنید (تکمیل باقی فیلدها ضروری نیست).
5. «افزودن کارمند» را کلیک کنید تا پرسنل یا پزشک جدید تعریف شود.
6. بعد از افزودن کارمند فیلد های جدیدی بر اساس سمت کارمند اضافه می شود که نیاز به تغییر خاصی ندارد.

تعریف برنامه کاری پزشکان

در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR شما باید برای هر پزشک که در روز و شیفت مشخصی کار می کند برنامه کاری تعریف کنید تا امکان برنامه ریزی و نوبت دهی فراهم گردد. توجه نمایید در برنامه کاری پزشکان، شما فقط برای روزهایی که پزشک فعال است برنامه ریزی می کنید. برای روز های تعطیل شما نیازی به تعریف برنامه کاری ندارید.

تعریف برنامه کاری پزشکان :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «برنامه کاری پزشکان» شوید.
2. با زدن دگمه «افزودن جدید» وارد بخش فرم برنامه کاری پزشک شوید.
3. زمان کاری، مطب، واحد، خدمت پزشک را که در بخش های قبلی تعریف کرده اید به ترتیب انتخاب کنید، اکنون برای برنامه کاری خود یک تاریخ انتخاب کنید. ساعت شروع و پایان بر اساس زمان کاری ای که انتخاب کرده اید پر می شوند، اگر در برنامه این روز کاری زمان شروع و پایان شما تغییری دارد، در این بخش می توانید آن را مشخص کنید.
4. با انتخاب گزینه نمایش در اپ نوبت دهی شما می توانید امکان رزرو نوبت توسط خود مشتری در اپلیکشین مشتریان را فعال یا غیر فعال کنید.
5. «افزودن برنامه کاری» را کلیک کنید تا برنامه کاری تعریف شود.

توجه : اگر برنامه کاری پزشکی را که تعریف کرده اید در لیست نمی بینید، تاریخ را برای روز مورد نظر تنظیم کنید تا برنامه کاری مشاهده شود.

توجه : فقط مدیر سیستم و پزشکانی که در بخش «کارمندان» تعریف شده اند در لیست مدیران دیده می شوند.

ویرایش برنامه کاری پزشکان :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «برنامه کاری پزشکان» شوید.
2. از لیست برنامه کاری پزشکان روی گزینه قلم روبروی عنوان کلیک کنید.
3. گزینه های پزشک واحد و نمایش در اپلیکیشن نوبت دهی قابل ویرایش هستند می توانید آنها را ویرایش و ثبت کنید.

پنل نوبت دهی

در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR شما دارای یک پنل نوبت دهی حرفه ای می باشید. در این پنل برنامه کاری پزشکانی که تعریف کرده اید بصورت ستونی نمایش داده می شود و زمان های تقسیم شده برای ویزیت یا خدمت مورد نظر بصورت باکس نمایش داده می شود. طول زمان این باکس ها بر اساس زمان ویزیت که در خدمات تعریف کرده اید تقسیم شده است. در هر باکس (دارای زمان شروع و پایان هستند) کلید های عملیاتی مختلفی وجود دارد که بر اساس وضعیت آن فعال یا غیر فعال هستند.

ثبت نام بیمار جدید :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «پنل نوبت دهی» شوید.
2. گزینه «افزودن مشتری» را کلیک کنید.
3. اطاعات خواسته شده در فرم ثبت نام را تکمیل کنید.
4. روی گزینه «افزودن» کلیک کنید.

توجه : اگر می خواهید اطلاعات بیشتری از بیمار را موقع ثبت نام دریافت کنید، می توانید با استفاده از راهنمای ویرایش گزینه های ثبت نام فوری بیماران در نرم افزار مدیریت مطب GR اقدام نمایید.

رزرو بیمار :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «پنل نوبت دهی» شوید.
2. تاریخ را برای روزی می خواهید رزرو در آن انجام دهید تنظیم کنید و اگر برای امروز است تغییری در آن ایجاد نکنید.
3. زمانی را که می خواهید در آن رزرو بیمار انجام دهید را مشخص کرده و بر روی گزینه «رزرو» کلیک کنید.
4. در پنجره باز شده می توانید بیمار را بر اساس نام، نام خانوادگی یا شماره همراه جستجو و انتخاب کنید.
5. گزینه «رزرو» را کلیک کنید تا زمان انتخاب شده برای مشتری رزرو گردد.

پذیرش و صدور فاکتور

در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR یکی از گزینه هایی بعد از رزرو در هر باکس نوبت دهی فعال می شود، گزینه پذیرش است. این گزینه جهت تعیین کد ملی و نوع بیمه پایه و تکمیل درمان می باشد.

مراحل پذیرش و صدور فاکتور :

1. در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR وارد بخش «پنل نوبت دهی» شوید.
2. بر روی گزینه «پذیرش» باکسی که در آن نوبت دهی شده است کلیک کنید.
3. کد ملی، بیمه پایه و بیمه تکمیل درمان بیمار را تعیین کنید .
4. دگمه «ثبت» را کلیک کنید و فاکتور بیمار را مشاهده کنید.
5. در فاکتور شما می توانید نوع زیر خدمت را که در بخش خدمات وارد کرده اید تعیین کنید و درصد بیمه پایه را تغییر دهید.
6. با «ثبت و پرداخت» می توانید نحوه پرداخت (نقد یا واریز به حساب)، نسیه و میزان نخفیف را ثبت و فاکتور را ثبت کنید.

توجه : اگر بیمه پایه یا تکمیلی شما در لیست وجود ندارد، می توانید با استفاده از افزودن بیمه های پایه و تکمیل درمان در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک GR اقدام به افزودن بیمه پایه یا تکمیلی نمایید.